💰 Finanzas y Macro en Excel para Automatizar Cálculos

Hablar de finanzas siempre es delicado pero es necesario hacerlo.

No soy financiera o tengo un master o diplomado en finanzas (lo cual si ya debería hacer), pero desde que me gradué de la Universidad he tenido la oportunidad de trabajar muy de la mano con esta área y he aprendido mucho e igual tener varios amigos financieros.

Mi primer acercamiento al mundo financiero fue en mis practicas profesionales en CFE en el área de contabilidad, donde escuche por primera vez los términos de cargo y abono, los conceptos de cierre de mes y el cuadre de cuentas.

Unos años después trabaje en una aseguradora donde aprendí algunos conceptos de las pólizas de seguro, de endosos, coaseguros. 
Después tuve la oportunidad de trabajar en una Afore, donde aprendí otros conceptos acerca de unificación de cuentas, separación de cuentas, cuentas de retiro, estados de cuenta, la diferencia entre pensiones y afores. 

Luego comencé a trabajar en empresas de manufactura de distintos sectores, donde he trabajado muy de la mano en proyectos del área de Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar, Impuestos, Costos, Contabilidad, Activos Fijos, Tesorería y un poco de nóminas. Aprovecho para las gracias a todos mis amigos contadores, financieros, ecónomos, administradores con los que he tenido oportunidad de trabajar y aprender de ustedes.

Bueno les cuento todo esto porque lo que he aprendido a lo largo de este tiempo es que el manejo de las finanzas y tener finanzas sanas no solo es para las empresas también debe aplicarse a nivel personal poniendo en práctica temas como:

• Control de cuanto debo y a quien

Esto en las empresas se conoce como el área de Cuentas por Pagar, que es donde se administra y controla en cuentas contables. Por cada compra que se realiza se tienen fechas de pago, pueden ser pagos en el momento que son pagos de contado, pagos a plazo de 30 días . Esto aterrizado a una persona es por ejemplo las tarjetas de crédito donde tenemos plazos a 20 días para pagar lo comprado con la tarjeta, o si utilizamos promociones a meses sin intereses lo que debemos pagar cada mes, o el pago mensual de servicios.

• Administración de quienes me deben 

Esto es el área de Cuentas por Cobrar, que es donde se tiene el control de a quien se le ha vendido algún producto o servicio y debe realizarnos pagos, no tener cartera vencida es decir que no se cumplan los pagos de los clientes, de lo contrario involucrar al área jurídica. En el caso de una persona es si tu le hiciste un préstamo  alguien recuperar ese dinero.

• Control y administración de mis activos fijos

Los activos fijos, en algunas compañías se dice que es personal, que el personal es el activo más importante, en general el concepto de activos es todos aquellos bienes que tienen un valor en la compañía o que generar una inversión de compra y que se utilizan en ella o son necesarias para generar los productos, los ejemplos de activos fijos son: maquinarias, vehículos, edificios, terrenos, equipo de computo, software, mobiliario, cada uno de estos activos excepto los terrenos se va disminuyendo su valor por su uso, de acuerdo a ciertas características y métodos utilizados por cada empresa. Para el caso de una persona es lo mismo cualquier bien que compre o tenga es un activo fijo.

• Control de impuestos de manera individual

En las compañías esta área es muy importante porque es la que tiene el enlace con las oficinas de impuestos del gobierno, para realizar declaraciones anuales, para saber que tipo de facturas se deben emitir, como pagar los impuestos, como recuperar impuestos, como estar en orden y no tener problemas con la ley. Aterrizado a una persona es por ejemplo el saber que gastos podemos generar facturas y podemos utilizar en nuestra declaración anual, por ejemplo colegiaturas de hijos, gastos funerarios, lentes, consultas psicológicas y dentales, seguros, donaciones.Así como también cual régimen debemos darnos de alta en el SAT y saber como debemos generar facturas si somos personal independiente.

• Creación y administración de presupuesto

Un presupuesto es un plan de dinero entrante y gastos que se han hecho o deben realizarse y tener un equilibrio entre entradas y salidas de dinero, es decir no gastar más de lo que tengo.

Aquí  es el punto donde quiero mostrarles un ejemplo de una Macro de Excel

Macro de Excel

En este archivo tenemos en una Hoja ir registrando los gastos que tenemos y nuestros ingresos seleccionando las categorías que queremos, tiene una tabla Pivote y con la Macro vamos consolidando la información

• Hoja donde se registran las categorías para que el campo de  registro , solo se ingresen valores correctos, con ayuda del menú Validación de Datos, para esto buscamos en la barra de Datos o Data, el botón de Validación de datos

Luego seleccionamos que su origen es una lista e indicamos el origen de nuestra lista

• Luego tendremos otra Hoja llamada Presupuesto

Que es el presupuesto que asignaremos a cada uno de los gastos sin exceder la cantidad del ingreso

Tenemos la Hoja de Registro de datos, donde debemos ingresar la fecha, la categoría y el monto ingresado, tendremos la columna de Periodo con la formula =TEXT([@Fecha],"yyyymm") Que nos va a dar el período es decir el mes y el año en que se realizó el movimiento

Aquí tendremos el botón para ejecutar nuestra macro, para consolidar los gastos e ingresos al finalizar cada mes, solo debemos colocar el periodo a consolidar y presionar el botón. 

• Después tendremos la Hoja consolidado, con los montos consolidados por categoría y periodo, así como una gráfica y marcado de rojos los montos por categoría que excedieron el presupuesto y nos actualizara nuestra Tabla pivote.

Antes de ejecutar la macro la Hoja se ve así

Después

Por ultimo tenemos una tabla pivote, con los montos totales del año

Código de la Macro

Private Sub CommandButton1_Click()
'Buscar en la hoja Datos_2020 , los gastos realizados y sumarizarlos por categorias
'Escribir el Periodo y el monto, buscar el valor del monto del presupuesto y restarlo
Dim vcperiodo As String
Dim vifila As Integer
Dim vifila2 As Integer
Dim vctotal As Double

vifila = 2
vcperiodo = Sheet1.Cells(3, 13)

Do While Sheet3.Cells(vifila, "B") <> ""  ' recorremos buscando categorias
   vifila2 = 3
   vctotal = 0
   Do While Sheet1.Cells(vifila2, "E") <> "" ' recorremos usando periodo
      If Sheet1.Cells(vifila2, "E") = vcperiodo And Sheet1.Cells(vifila2, "B") = Sheet3.Cells(vifila, "B") Then
         vctotal = vctotal + Sheet1.Cells(vifila2, "D")
      End If
      
      vifila2 = vifila2 + 1
   Loop
   Sheet3.Cells(vifila, "A") = vcperiodo
   Sheet3.Cells(vifila, "C") = vctotal
   vifila = vifila + 1
Loop
'refrescar tabla pivote
Sheet7.PivotTables("PivotTable2").RefreshTable

End Sub

Espero les haya sido de utilidad este formato de Presupuesto.

Igual si están buscando donde capacitarte o certificarce en Excel, les recomiendo a Certibite los pueden encontrar en:

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